SAP FI. Книга 6. Основы контролинга.

115 страниц

Контроллинг – система учёта затрат, доходов и результатов деятельности компании. Предоставляет широкие возможности по учёту затрат и различные способы их распределения. Даёт возможности по отнесению затрат на различные аналитические объекты системы (объекты учёта результатов ОУР). Информация по контроллингу необходима для принятия управленческих решений, позволяет искать излишние затраты, помогает оптимизировать все процессы на предприятии. Позволяет планировать и выполнять план/факт анализ. Система отчетности позволяет улучшить экономическую эффективность предприятия. Предоставляет управленческому звену компании оперативную информацию для анализа хозяйственной деятельности и принятия бизнес-решений.

На рисунке показана базовая архитектура CO. Различные компоненты CO демонстрируются с несколькими стрелками, которые обозначают типичные потоки затрат и объемов видов работ, возникающие между этими компонентами. Например, стрелка, направленная от CO-OM к CO-PC показывает, что затраты могут переходить из компонента Контроллинг косвенных затрат в компонент Контроллинг затрат на продукт. Затраты могут поступать из компонентов Контроллинг косвенных затрат (OM) и Контроллинг затрат на продукт (PC) в модуль Учет результатов (PC), где их можно использовать совместно с данными выручки для вычисления результатов хозяйственной деятельности, а также для определения эффективности выполнения определенных сегментов бизнеса.

Стрелки на рисунке отражают взаимодействие компонентов Финансы (FI) и CO. Например, FI-проводки расходов создадут проводки затрат в компоненте OM модуля CO. Или же модуль FI может напрямую выполнить проводку выручки в компонент PA. Потоки затрат также существуют между FI и PC. Эти потоки отражаются в форме затрат на сырье, возникших в производственном процессе. Затем после оприходования производственных затрат как готовых изделий или НзП (незавершенное производство) возникает обратный поток в FI.

Другие компоненты системы (например, Управление персоналом (HR) и Логистика - Управление материальными потоками, Сбыт и Планирование производства) также интегрированы с модулем CO.

Сферы контроллинга

В рамках модуля контроллинга существует общая модель учёта затрат. Сначала выполняется планирование, затем проводки фактических затрат из периода в период, за весь год. Эта общая модель потока затрат начинает с затрат в компоненте Контроллинг косвенных затрат, которые далее переносятся в Контроллинг затрат на продукт (область CO-PC, которая отслеживает производственные затраты), а затем соответствующим образом в модуль Контроллинг учёта результатов.

Общие основные данные контроллинга

Контроллинговая единица

Транзакция OKKP

Контроллинговая единица является наиболее важным организационным элементом в приложении "Контроллинг". Последнее используется для внутреннего учета и отчетности, является организационной единицей учета затрат и прибыли компании. Контроллинговая единица определяет самодостаточную организационную структуру, для которой может осуществляться ведение и перерасчет затрат и выручки. Она представляет собой отдельную единицу учета затрат. Одной или нескольким контроллинговым единицам можно присвоить несколько балансовых единиц. Это позволяет выполнять калькуляцию затрат для нескольких балансовых единиц из числа присвоенных БЕ. Однако присвоение нескольких балансовых единиц одной и той же контроллинговой единице возможно только в том случае, если во всех этих балансовых единицах используется одинаковый оперативный план счетов и финансовый год.

Прежде чем создать контроллинговую единицу, в компоненте FI необходимо создать подлежащие присвоению балансовые единицы и бизнес-сферы.

Экран настроек:

Далее необходимо активировать в КЕ объекты, с которыми будем работать, для этого выделите строку с КЕ и два раза кликнете «мышкой» по строке «Активация компонентов»

Активация компонентов происходит для конкретного финансового года, для этого нажмите кнопку и введите финансовый год.

Параметры настройки контроллинговой единицы устанавливаются для отражения структуры предприятия с точки зрения Контроллинга.

1. Определите контроллинговую единицу, а затем введите основные данные, по учёту затрат.

2. Введите дополнительные управляющие данные, например, какую валюту должна использовать система для обновления значений и требуется ли вывод отклонений.

3. Присвойте одну или несколько балансовых единиц контроллинговой единице.

4. Активируйте требуемые компоненты контроллинговой единицы (места возникновения затрат, управление заказами, учет результатов и т.д.).

Интеграция

В системе SAP Контроллинг (CO) и Финансы (FI) являются самостоятельными компонентами. Между ними регулярно выполняется обмен данными.

Поэтому все данные, релевантные для затрат, автоматически переносятся из Финансов в Контроллинг. Вместе с тем система выполняет присвоение затрат и выручки различным объектам контировки CO: например, местам возникновения затрат (МВЗ), бизнес-процессам, проектам или заказам. Соответствующие счета компонента Финансы ведутся в Контроллинге как виды затрат или как виды выручки. Это позволяет сравнить и согласовать значения компонентов Контроллинг и Финансы.

Присвоение БЕ и КЕ

После создания КЕ ей необходимо присвоить БЕ. Для этого необходимо в пункте «Ведение контроллинговой единицы» выбрать присвоение БЕ. И нажать кнопку новые записи. Раскрыть список БЕ и присвоить их КЕ. Что бы присвоить к КЕ присвоить балансовые единицы кликнете два раза «мышкой» по строке «Присвоение балансовой единицы».

Как видно из справочника, несколько БЕ можно присвоить одной компании.

Экран настроек:

Внимание: В появившемся списке должны быть показаны БЕ у которых совпадает план счетов с КЕ, а также если БЕ еще не присвоена ни одной КЕ. Когда все БЕ присвоены данные необходимо сохранить

Вариант финансового года

При создании контроллинговой единицы также необходимо задать вариант финансового года. Варианты финансового года, используемые балансовой и контроллинговой единицами, могут отличаться лишь количеством особых периодов. Необходимо обеспечить соответствие вариантов финансового года, то есть варианты должны быть совместимы во временном отношении.

К примеру: Балансовая единица, использующая вариант финансового года с 12 периодами проводки и 4 особыми периодами, присваивается контроллинговой единице с вариантом финансового года, содержащим 12 периодов проводки и 1 особый период. Временная перспектива (например, с 1 апреля по 31 марта следующего года) в каждом варианте финансового года должна быть идентична.

Блокировка периода

Учет по видам затрат → Учет по МВЗ → Учет по носителям затрат → Внутренние заказы или Учет затрат по процессам и выбрать Среда → Блокировка периода → Изменить.

Блокировка периода используется для блокирования плановых и фактических хозяйственных операций для комбинации контроллинговой единицы, финансового года и версии. Поля Факт и План используются, чтобы определить, где будет выполняться блокировка периода: в фактических или плановых данных. Можно выбрать из списка всех хозяйственных операций, операции которые можно заблокировать на определенный период.

Завод

Завод - это организационная единица, служащая для разделения компании в соответствии с аспектами производства, заготовки, технического обслуживания и ремонта, а также планирования потребности в материалах. Иными словами, это место, где производятся или предоставляются материалы, работы или услуги.

Завод может выполнять множество функций.

Если это ремонтный завод, то он содержит объекты технического обслуживания и ремонта оборудования, которые расположены на его территории. Выполняемые мероприятия ТОРО указываются для завода, планирующего техобслуживание и ремонт оборудования.

Если это компания розничной или оптовой торговли, то возможно распределение или продажа товаров.

Завод может подразделяться на склады, что позволяет распределять запасы материалов в соответствии с предварительно определенными критериями (например, местом расположения или планированием потребности в материалах).

Завод может также подразделяться на места расположения и зоны действия. В первом случае принимаются во внимание географические факторы, тогда как во втором - ответственность за техническое обслуживание и ремонт.

Валюта контроллинга

В контроллинге могут использоваться три валюты:

валюта контроллинговой единицы;

валюта контроллинговой единицы ИЛИ валюта объекта.

при учете затрат для нескольких балансовых единиц валюта объекта по умолчанию определяется по валюте балансовой единицы и не подлежит изменению. Если контроллинговой единице присвоена только одна балансовая единица, валюта объекта для каждого объекта контроллинга (например, МВЗ) будет присваиваться произвольно;

валюта транзакции.

валютой транзакции является такая валюта, в которой выполняется проводка документа в CO

План счетов

Контроллинговой единице присваивается балансовая единица. Если балансовая единица использует план счетов, то и контроллинговая единица также использует этот план счетов. При учете по нескольким балансовым единицам контроллинговая единица и все присвоенные ей балансовые единицы должны использовать один и тот же план счетов.

Расходные счета

Необходимо чтобы в Финансах (FI) были созданы расходные счета с соответствующими первичными видами затрат в Контроллинге. Таким образом будет обеспечиваться согласование расходов в FI и первичных затрат в CO. Перед тем как создавать первичные виды затрат в CO, сначала их необходимо создать в FI как основные счета.

Хозяйственные операции

Транзакция OKC1

Каждый компонент в Контроллинге использует особые хозяйственные операции. Необходимо убедиться, что все хозяйственные операции, которые использует СО, присвоены диапазонам номеров.

Диапазоны номеров определяются для каждой контроллинговой единицы.

Операции объединяются в группы операций. Плановые и фактические операции рекомендуется объединять в разных группах. Для перераспределения операции по группам необходимо выделить операцию и нажать кнопку или F2, когда все необходимые операции выделены (можно выделять несколько операций сразу) поместите курсор на название группы и нажмите .

Диапазон номеров

Общий контроллинг → Организация → Ведение диапазонов номеров для документов CO.

Номер документа генерируется системой для каждой бизнес-операции CO. Каждую операцию необходимо присвоить интервалу диапазона номеров. Мандант-образец 000 содержит примеры диапазонов номеров.

Для каждой проводки в Контроллинге система SAP создает нумерованный документ. Номера документов в каждой контроллинговой единице являются уникальными, так как все номера используются только один раз.

Существуют следующие возможности:

· создание групп операций;

· присвоение операций группам операций;

· ведение интервалов диапазонов номеров для отдельных групп операций;

· ведение интервалов и статусов диапазонов номеров в контроллинговой единице.

Диапазоны номеров задаются в два этапа:

Сначала необходимо создать отдельные группы операций для каждой контроллинговой единицы.

Например, Вы можете объединить все операции планирования в группу, а затем присвоить ее интервалу диапазона номеров.

Вы также можете создать группу операций для каждой операции, если требуется высокая степень детализации нумерации. В подобном случае присвоения диапазону номеров производятся на уровне операции.

Теперь интервалам диапазона номеров необходимо присвоить группы операций.

Это позволяет объединить подобные или взаимозависимые хозяйственные операции в один диапазон номеров.

Если объединить все операции планирования в одну группу, то система выполнит обработку всех хозяйственных операций, связанных с планированием, под одним диапазоном номеров.

В систему SAP включены стандартные заданные присвоения операций диапазонам номеров для контроллинговой единицы 0001. При необходимости Вы можете скопировать эти присвоения в другие контроллинговые единицы. В дальнейшем потребуется только ведение диапазонов номеров, если необходимы другие присвоения или другие группы диапазонов номеров.

Укажите название группы и интервал номеров для документов этой группы. Если указать интервал в первой строке то это означает, что нумерация будет внутренней, и номера всем документам будут присваивать система, если во второй строке, то номер документа будет устанавливать человек, для удобства обычно используется внутренняя нумерация.

Бизнес-операция, планирование

Бизнес-операции планирования подразделяются следующим образом:

Периодические

Хозяйственные операции	Наименование
CPPP	Раскладка хозяйственных процессов ABC: план
FIPA	Автоматическое планирование платежей
JVPL	Документ для ПланДанных СП
KAZP	Разграничение по МВЗ/План
KOAP	Плановый расчет
KPPB	Плановая калькуляция
KSP0	Плановое разделение
KSPB	Плановая раскладка в PA
KZPP	План: Периодические косвенные затраты
KZRP	Плановое начисление процентов
PAPL	Плановые продажи/прибыли
RKPB	Периодический перенос плановых затрат
RKPL	Косвенный перерасчет плановых работ
RKPP	Планирование первичных затрат по схеме
RKPQ	Планирование затрат вручную
RKPS	Планирование вторичных затрат по схеме
RKPU	Раскладка косвенных затрат по плану
RKPV	Распределение косвенных затрат по плану

На основе хозяйственных операций

RKP1	Планирование первичных затрат
RKP2	Операции планирования
RKP3	Вторичные затраты/План
RKP4	Планирование статистических показателей
RKP5	Планирование видов выручки
RKP6	Планирование первичных затрат в зависимости от работ
RKP7	Планирование вторичных затрат в зависимости от работ
RKP8	Планирование затрат для расчета
RKP9	Планирование затрат для расчета в зависимости от работ
RKPW	Планирование вторичных затрат по заказам
RKPX	Планирование зависящих от работ вторичных затрат по заказам
RKPZ	Планирование кредитования косвенных затрат

Бизнес-операции, фактические проводки

Бизнес-операции фактических проводок классифицируются следующим образом:

Периодические транзакции

Хозяйственные операции	Наименование
COIN	CO-сквозная проводка из Финансов
CPPA	ABC-раскладка по процессам/факт
JVIU	Раскладка по СП/факт
JVIV	Распределение по СП/факт
JVU1	Перенос затрат СП
KAMV	Перерасчет затрат вручную
KAZI	Разграничение МВЗ/факт
KAZO	Авансовые платежи
KGPD	Распределение по присвоению инициатора
KOAO	Фактический расчет
KPIV	Распределение затрат по носителям затрат/факт
KSI0	Фактическое разделение
KSII	Вычисление фактического тарифа
KSOP	Вычисление первичных нормативных затрат
KSPA	Раскладка в CO-PA
KVAR	Вычисление отклонений
KZPI	Периодические косвенные затраты/факт
KZRI	Начисление процентов/факт
RKIB	Периодические переносы затрат/факт
RKIL	Косвенный перерасчет работ/факт
RKIU	Раскладка косвенных затрат/факт
RKIV	Распределение косвенных затрат/факт
RRIB	Корректировка сегмента: Периодические переносы затрат/факт
RRIU	Корректировка сегмента: Фактическая раскладка
RRIV	Корректировка сегмента: Фактическое распределение

На основе хозяйственных операций

Хозяйственные операции	Наименование
RKU1	Перенос затрат
RKU2	Перенос выручки
RKU3	Перенос отдельных позиций CO
RKL	Перерасчет фактических работ
RKN	Фактические неперерассчитываемые работы
RKLT	Перерасчет процессов/факт
RKLX	Предварительное распределение фиксированных затрат
RKS	Ввод статистических показателей

Другие бизнес-операции

Все остальные бизнес-операции нельзя классифицировать как плановые или фактические:

Хозяйственные операции	Наименование
KABG	Автоматическое разграничение
KABM	Вычисление резервных отчислений вручную
KAFM	Данные платежа
KAUS	Вычисление брака
KEKB	Единичная калькуляция
KEKZ	Единичная калькуляция (Косвенные затраты)
KFPI	Перерасчет по твердой цене
KFPP	Соглашение о твердой цене
KPPZ	Учет плановых затрат (Косвенные затраты)
KSOS	Вычисление вторичных нормативных затрат
KSWP	Вычисление первичных нормативных затрат (НзП)
KSWS	Вычисление вторичных нормативных затрат (НзП)

Контировка объектов контроллинга

Контировка различает реальные и статистические объекты контроллинга.

Реальные объекты контроллинга

· Места возникновения затрат (для контировки затрат);

· Заказы;

· Проекты;

· Сетевые графики;

· Единичные заказы клиентов;

· Носители затрат;

· Объекты учета результатов - это организационная единица, отражающая структуру внешних сегментов рынка предприятия. Единице учета результатов можно присвоить несколько контроллинговых единиц, чтобы выполнять их совместный анализ;

· Объекты недвижимого имущества;

· Хозяйственные процессы.

Реальные объекты контроллинга могут использоваться как отправители или получатели.

Статистические объекты контроллинга

· МВЗ (для контировки выручки);

· МВЗ при существовании реального объекта контировки;

· Статистические внутренние заказы;

· Статистические проекты;

· Место возникновения прибыли;

· Внутренние заказы и проекты в каждой основной записи могут быть обозначены как статистические.

Статистические объекты контроллинга можно определить не только как реальные, но и как объекты контировки. Присвоение затрат, содержащихся в статистических объектах контроллинга, другим объектам невозможно.

Правила контировок:

Реальный объект контроллинга должен определяться в каждой строке проводки. Контировка статистического проекта без указания реального объекта контроллинга невозможна.

В каждой позиции проводки задается не более трех объектов контроллинга. К примеру, возможна контировка по МВЗ и также по статистическому заказу и статистическому проекту. Контировка нескольких объектов контроллинга одного вида в позиции проводки невозможна. Также невозможна проводка одновременно по реальному заказу и реальному проекту.

Единственным исключением из этого правила является возможность контировки по МВЗ и по одному другому реальному объекту контроллинга. В этом случае проводка является реальной для дополнительного объекта контроллинга и статистической - для МВЗ.

В одной позиции проводки нельзя задать один и тот же объект контроллинга как реальный и статистический. В одной и той же позиции проводки невозможна проводка по заказу и статистическому заказу. Возможна проводка только по местам возникновения прибыли в дополнение к реальным объектам контроллинга. Это означает, что затраты и выручка проводится по местам возникновения прибыли только статистически.

При вводе МВП необходимо, чтобы оно совпадало с МВП, присвоенным из объекта контроллинга.

Реальные проводки выручки могут выполняться по следующим объектам:

· объект учета результатов;

· единичный заказ клиента;

· проект с выручкой;

· заказ с выручкой;

· объект недвижимости.

Проводка выручки по местам возникновения затрат и местам возникновения прибыли может выполняться только статистически. Если для проводки выручки задается МВЗ или МВП, система рассматривает объект как статистический объект контроллинга и также необходимо определить реальный объект контроллинга, по которому будет производиться проводка выручки.

Регистрация проводки выполняется системой в виде объекта "Объект согласования". Объект согласования – это итоговый объект учета результатов с признаками Балансовая единица, Бизнес-сфера, Завод и Место возникновения прибыли.

Система обновляет объект согласования по виду затрат для проводок по объекту учета результатов с помощью калькуляционного учета результатов.

Система не производит проводку по объектам согласования, если задан дополнительный объект контроллинга, по которому могут выполняться реальные проводки выручки.

Для более подробной информации см. Контроллинг ® Учет затрат по МВЗ ® Фактические проводки ® Фактические проводки вручную ® Ведение автоматического присвоения контировки.

Примеры логики контировки:

1. Вы вводите затраты, составляющие 100 долларов США, в статистический заказ 40010. В этом заказе также содержится проводка по МВЗ 2330. МВЗ 2330 присвоено месту возникновения прибыли P100. Так как это статистический заказ, МВЗ является для проводки реальным объектом контировки. Система также выполняет статистическую проводку затрат по заказу и по МВП.

2. Система записывает затраты в 100 долларов США в МВЗ 2330 и в заказ 40020. МВЗ 2330 присвоено МВП P100. Заказы и МВЗ являются реальными объектами контроллинга. Поэтому затраты проводятся системой по заказу как реальные и по МВЗ как статистические. Кроме того, система проводит затраты по МВП как статистические.

3. Вы вводите выручку, составляющую 200 долларов США, в МВЗ 2330. МВЗ 2330 присвоено МВП P100. Так как реальная проводка выручки по МВЗ невозможна, система SAP определяет уплотненный объект согласования как реальный объект контировки. Система также выполняет статистическую проводку затрат по МВЗ и МВП.

Контроллинг косвенных затрат

Описание

Косвенные затраты – это часть затрат, которые невозможно напрямую отнести к себестоимости продукции и товаров предприятия. Часть косвенных затрат распределяются на продукцию предприятия с помощью различных методик и расчётных баз.